ينتمي Microsoft Planner إلى مجموعة تطبيقات Office365. إنه تطبيق تخطيط يمكن للفرق والأفراد استخدامه لإنشاء الخطط وتعيين المهام والتواصل والتعاون ومشاركة المستندات ، من بين استخدامات أخرى. يمكن إنشاء المهام وتكوينها بطريقة محددة مصممة خصيصًا لاحتياجات الفريق. هذه العملية بسيطة إلى حد ما ، ومع ذلك يعاني الكثير من الناس من مشاكل معها.
في الواقع ، يمكن أن يكون تحديث تقدم المهمة في Planner سهلاً مثل مراقبة تقدم المهام المعينة لكل فرد على فترات زمنية محددة. ومع ذلك ، فإن الشيطان يكمن في التفاصيل ، ويبدو أن بعض الناس لا يفهمون الأمر. إذا كنت في هذا القارب ، فهذا الدليل لك. بنهاية هذا الدليل ، ستكون قد تعلمت كيفية إدارة تقدم المهام في Microsoft Planner.
كيفية إعداد Microsoft Planner
Microsoft Planner هو أداة إدارة المهام الافتراضية في مجموعة Office 365. يوفر طريقة سهلة للفرق للتعاون وتخطيط المهام ومراقبتها. يمكن للمستخدمين أيضًا تحديث حالة المهمة ومشاركة معلومات المهمة لتنسيق المشروع بشكل أكثر سلاسة.
في Planner ، يمكنك تقسيم مشروع كبير إلى مهام أصغر ، مع جدول زمني لكل مهمة ، والتي تشكل مجتمعة مدة خطة معينة. أثناء العمل على المهام ، يمكنك تغيير حالتها من "لم تبدأ" إلى "قيد التقدم" وأخيرًا إلى "مكتملة". يمكنك حتى إنشاء مهام إضافية إذا لزم الأمر.
يتضمن Planner الكثير من القوالب التي تتيح لك الانتقال بسرعة إلى المهام والمشاريع ، وبالتالي توفير الكثير من الوقت. تحتاج فقط إلى التأكد من أن النماذج تتوافق مع مهام فريقك وتنقيحها إذا لزم الأمر ، ويمكنك الانتقال مباشرة إلى العمل.
للبدء ، يجب عليك تسجيل الدخول إلى حساب Office 365 الخاص بك. انتقل إلى صفحة Planner في Office 365 وأدخل تفاصيل المستخدم الخاصة بك. بمجرد تسجيل الدخول ، انقر فوق Planner في علامة التبويب الصفحة الرئيسية لتحميل واجهة Microsoft Planner.
هنا ، لديك ثلاث طرق للمتابعة. إذا كنت قد أنشأت خططًا بالفعل ، فحدد الخطط الأكثر استخدامًا بالنقر فوق "الخطط المفضلة". إذا كنت ترغب في عرض جميع خططك ، انقر فوق "جميع الخطط". ومع ذلك ، إذا كنت تريد إنشاء خطة جديدة من البداية ، فانقر فوق خيار خطط جديدة.
في نافذة إنشاء خطة جديدة ، اكتب اسم الخطة في الحقل المحدد. من الأفضل استخدام اسم يمثل بإيجاز الغرض من الخطة. في "من يمكنه عرض هذه الخطة؟" المجموعة ، اختر "مؤسستي" لإتاحتها للجميع في فريقك و "الأشخاص الذين أضفتهم فقط" لتقييد المشاهدة على الأشخاص المسموح لهم بالوصول. لا تنس إضافة وصف للخطة واختيار ما إذا كان يجب إضافة أعضاء جدد تلقائيًا إلى رسائل الإشعارات الإلكترونية.
عند الانتهاء من جميع عمليات التهيئة ، يمكنك أخيرًا النقر فوق الزر "إنشاء خطة". بعد إنشاء الخطة ، يمكنك المضي قدمًا وإضافة المهام.
للبدء ، افتح Microsoft Planner ، وحدد خطتك وانقر فوق الزر + أو إضافة مهمة. هنا ، يجب عليك تسمية مهمتك. في الحقل "أدخل اسم مهمة" ، اكتب اسم المهمة. بعد ذلك ، اختر تاريخ استحقاق. أخيرًا ، قم بتعيين المهمة إلى فريق أو متعاون فردي.
بعد ذلك ، انقر فوق الزر "إضافة مهمة" لإنشاء المهمة. يمكنك إنشاء مهام متعددة بهذه الطريقة وتعيينها لأشخاص مختلفين.
كيفية تحديث تقدم المهمة في Microsoft Planner
يتم تقسيم تقدم المهمة في Microsoft Planner إلى ثلاثة مكونات ، يمثل كل منها المدى الذي وصلت إليه المهمة.
لم يبدأ.
تم تعيينه لمهمة لم يتم تنفيذها أو لم يتم تعيينها لأي شخص. يمكن أيضًا إعطاؤها التسمية إذا كان تاريخ بدء المهمة لا يزال في المستقبل.
في تقدم.
تم تعيين هذه التسمية للمهام الجارية. لا يهم النسبة المئوية للمهمة التي يتم إنجازها. يحتوي Microsoft Planner على تسمية واحدة فقط لتمييز جميع المهام الجارية ، بغض النظر عن مستوى الإنجاز الفردي.
مكتمل. تم تعيين هذه التسمية للمهام التي تم الانتهاء منها.
وبالتالي ، فإن تحديث تقدم المهمة يتعلق بالتبديل بين هذه التسميات لكل مهمة تم إنشاؤها حسب الاقتضاء.
كيفية تحديث تقدم المهمة يدويًا في Microsoft Planner
هناك عدة طرق لتحديث تقدم المهام في Microsoft Planner.
لاحظ أن كل مرحلة تقدم يتم تمثيلها بواسطة رمز.
لم يبدأ.
دائرة فارغة.
في تقدم.
دائرة نصف ملونة.
مكتمل.
دائرة ملونة بالكامل مع علامة في المنتصف.
المجموعات> التقدم
- انتقل إلى المجموعات وحدد مهمة.
- انقر فوق سهم القائمة المنسدلة التقدم.
- حدد الخيار الذي تحتاجه.
على سبيل المثال ، إذا اكتملت المهمة ، فحدد مكتملة من القائمة المنسدلة التقدم.
اختيار الرموز
كل مهمة لها رمز يمثل تقدمها. المهام المكتملة لها رمز دائرة كاملة مع وضع علامة في المنتصف ، بينما المهام قيد التقدم لها رمز نصف دائرة كاملة.
حدد الرمز الموجود بجانب المهمة لفتح جزء تحديد التقدم وحدد حالة تقدم أخرى.
اختيار المهمة
هذه طريقة أخرى لتغيير حالة تقدم المهمة. ما عليك سوى تحديد المهمة للكشف عن جزء تحديد التقدم. قم بتحديث تقدم المهمة من هناك.
كيفية استخدام Planner مع Microsoft Teams لإدارة المهام
نظرًا لأن إنشاء خطة جديدة يؤدي تلقائيًا إلى إنشاء مجموعة Office 365 جديدة ، يمكنك التعاون باستخدام مهام Planner عبر التطبيقات الأخرى المتصلة في مجموعة Office 365 ، مثل OneDrive و Outlook.
يمكنك أيضًا استخدام Planner مع Microsoft Teams لإدارة المهام التي تم إنشاؤها. يمكنك إما التعاون في المهام من خلال Planner أو عن طريق إضافة علامة تبويب Planner واحدة أو أكثر إلى قناة Teams.
فيما يلي كيفية إنشاء قناة Planner في Microsoft Teams:
- افتح Teams وحدد قناة. في القناة ، انقر فوق الزر +.
- ابحث عن Planner وحدده.
- قم بإنشاء خطة بالتفاصيل الصحيحة واحفظها. يمكنك أيضًا اختيار الخطط الموجودة بالفعل.
عملية إضافة مهمة وتعيينها وتحديثها هي نفسها كما هو موضح أعلاه.
يتم استخدام Microsoft Planner لإنشاء مهام صغيرة تتناسب بشكل جماعي مع خطة أكبر للفريق للتعاون عليها. يمكن أن تؤدي معرفة كيفية تحديث التقدم من البداية إلى الإكمال وكذلك التعاون عبر نظام أساسي مثل Microsoft Teams إلى زيادة الإنتاجية الفردية والعمل الجماعي في المؤسسة.
ومع ذلك ، إذا كان جهاز الكمبيوتر الخاص بك بطيئًا ، فقد يؤثر ذلك سلبًا على العمليات ويجعل التعاون السحابي أبطأ بكثير. يمكنك استخدام Auslogics BoostSpeed لإزالة مشكلات تقليل السرعة وملفات الإنترنت غير المجدية وجعل تجربتك أكثر سلاسة.
